高效处理OA系统数据库那些事儿，方法其实没那么复杂但挺实用

说到OA系统，很多公司都在用，它确实让办公方便了不少，但用久了，那个后台的数据库就会像家里的杂物间一样，东西越堆越多，越来越乱，找份几年前的旧文件慢得像蜗牛，系统运行也时不时卡一下，让人头疼，打理好这个“数字杂物间”没那么高深，方法挺实在的，关键是要有意识、有规划地去做。

最要紧的一招，就是得定期清理“用不着”的数据，这就像我们定期收拾房间，把不穿的旧衣服、过期的杂志处理掉，OA系统里，哪些数据算是“用不着”的呢？三五年前已经彻底结束的审批流程、早就失效的临时通知、员工离职后长时间未登录的账号信息，还有那些沉淀在角落里再也无人问津的旧版本文档，这些数据留着不仅占地方，还会拖慢数据库查询的速度，可以定个规矩，比如每半年或一年清理一次，设定一个明确的时间节点，自动清理3年前已完结的流程数据”，在做清理前，一定要做好备份，以防万一哪天需要查个旧账，这点在“知乎”上有用户分享经验时特别强调过，他们称之为“数据归档与销毁策略”,说这是提升数据库性能最直接有效的一步。

要学会给数据“分门别类”，也就是做数据表的优化，数据库里面是一张张表，就像一个个抽屉，如果所有东西都胡乱塞进一个抽屉，找起来肯定费劲，同样，如果OA系统里所有的信息，不管是人员、公文、审批单都挤在一起，数据库处理起来自然就慢，这时候，可以考虑把一些关联性不强的、或者特别庞大的数据分开放，把系统用的日志记录（就是记录谁在什么时候做了什么操作的信息）单独放在一个表里，甚至单独放在一个硬盘上，这样就不会影响日常办公那些核心数据的读写速度，还有，对于像正文内容这种可能很长的文本，也可以考虑和基本信息分开存储，这种方法，在一些技术社区如“CSDN”的博客里被形象地比喻为“分抽屉放东西”,能有效减轻主表的压力。

再来，别忘了给数据加“索引”，这个听起来有点技术，但其实很好理解，想象一下一本书后面的索引页，你想找“绩效考核”相关内容，不用一页页翻全书，直接查索引找到对应的页码就行，数据库的索引也是这个道理，给经常需要查询、筛选的字段建立索引，发文日期”、“申请人姓名”、“流程状态”，数据库就能像查索引一样快速定位到你要的数据，大大加快搜索速度。“博客园”有文章提醒说，索引也不是越多越好，就像一本书索引太多反而累赘，通常只给最常用、最关键的查询条件加索引就够了,加多了反而会增加数据更新时的负担。

还有一点很实用，就是控制“大块头”文件，OA系统里经常要上传附件，比如Word文档、PDF、图片等，如果放任大家上传几十兆甚至上百兆的超大文件，并且直接存到数据库里，会对数据库造成很大的压力，上传和下载都会变慢，一个好的办法是，设置一个附件大小上限，比如单个文件不能超过20兆，可以考虑把附件文件本身存在服务器的文件系统里，而在数据库里只存一个文件路径的链接，这样数据库只管理轻量级的路径信息，负担就小多了，这种做法在“SegmentFault”等技术问答平台上被广泛推荐,被认为是提升系统响应能力的有效手段。

但非常重要的一点是养成好习惯，再好的工具，乱用也会出问题，可以鼓励员工在使用OA时，及时处理完的流程就点击“结束”或“归档”，不要一直挂在“进行中”；没用的草稿定期清空；上传附件前，如果可能，先压缩一下图片或文档的大小，这些小小的习惯,汇聚起来就能从源头上减少数据库的垃圾数据。

处理OA系统数据库，不用把它想得太复杂，它就像日常的收纳整理，核心就是四件事：定期清理垃圾、东西分门别类放、做好查找标签、管好大件物品，只要坚持用这些朴实的方法，就能让OA系统一直保持流畅高效,更好地为工作服务。