Excel里怎么从数据库那边引用单元格，弄表格时的那些小技巧分享

根据我平时使用Excel的经验和一些网络上的分享,比如在“秋叶Excel”和“ExcelHome”论坛上看到很多高手的心得，从数据库引用数据和制作表格确实有一些小技巧能让效率高很多，而且看起来更专业，我这里就直接把这些方法和小技巧说给你听。

从数据库引用数据到Excel

这里说的“数据库”不一定是非常专业的SQL Server那些，像我们常用的Access，甚至是网站上的一些数据表，都可以算是数据来源。

最常用、最强大的工具：Power Query 这是现在Excel里最推荐的方法，在“数据”选项卡下面，你能找到“获取数据”这个功能，它的核心就是Power Query，根据“拉小登Excel”的演示，它的好处是步骤可以记录和重复使用。

• 怎么用：你可以选择“从数据库”比如从SQL Server，或者“从其他源”比如从网站，举个例子，如果一个网页上有数据表格，你只需要复制网址，然后在Power Query里选择“从Web”，粘贴网址，它就能把网页上的表格都列出来让你选，你选中需要的表格，它会在一个编辑窗口里打开。
• 关键技巧：在这里面，你可以进行各种清洗数据操作，比如删除不必要的列、修改数据类型（把文本改成数字）、填充空白单元格等等，这些操作都会被记录下来，最棒的是，下次原始数据更新了，你只需要在这个查询上右键选择“刷新”，Excel就会自动重新执行所有步骤，把最新数据拉过来，完全不用你再手动操作一遍，这在做定期报告时特别省事。

传统但依然有效的方法：Microsoft Query 这个功能比较老，藏在比较深的地方，一般在“数据”->“获取数据”->“自其他源”->“从Microsoft Query”可以找到，它有点像是一个简化的数据库查询界面，你可以用图形化的方式选择要哪些表、哪些字段，甚至可以设置一些简单的筛选条件，对于不太懂SQL语句的用户来说，这是一个连接Access等桌面数据库的不错选择。

针对特定场景：Web查询 如果你要引用的数据是一个公开的、结构清晰的网页表格，除了用Power Query，也可以用专门的“自网站”功能（和Power Query的从Web导入是分开的），它会打开一个对话框，输入网址后，它会识别出网页里的所有表格，你用黄色箭头选择要导入的那个就行，导入后，也可以设置定时刷新。

制作和美化表格时的小技巧

数据引进来之后,把它做成一个既好看又实用的表格也很重要，下面这些技巧在很多地方比如“职场小课堂”之类的分享里经常被提到。

一定要用“超级表”（Ctrl + T） 这是我最想强调的一点，选中你的数据区域，按快捷键Ctrl + T，把它转换成“表格”，这样做有巨大的好处：

• 自动扩展：你在表格最下面一行输入新数据，表格的范围会自动变大，公式、数据透视表如果基于这个表，也会自动包含新数据。
• 自动美化：它自带交替颜色的斑马纹，看起来非常清晰。
• 公式自动填充：在表格里写公式，会自动填充到整列，不需要拖拽。
• 标题行固定：滚动页面时，标题行会一直显示在顶端，像冻结窗格一样方便。

巧用“数据验证”防止输入错误 在“数据”选项卡里有“数据验证”（旧版叫“数据有效性”），比如有一列是“部门”，只能有“销售部”、“技术部”、“财务部”几个选项，你就可以提前设置好一个下拉列表，这样别人填表时只能从里面选，就不会出现“销售部”和“销售科”这种不一致的写法了，方便后续统计。

用“条件格式”让数据会说话 在“开始”选项卡里找到“条件格式”，它能让符合特定条件的单元格自动变色。

• 突出显示：比如你想快速找出销售额大于10000的，可以设置让这些数字变成红色加粗。
• 数据条/色阶/图标集：这个非常直观，你可以给一列数字加上渐变色的数据条，长度代表数值大小，一眼就能看出谁高谁低，色阶则是用两种颜色渐变来表现，图标集可以给数据打上箭头、旗帜等标记。

粘贴值时，试试“值粘贴”和“转置” 从数据库导出的数据，或者复制的数据，直接粘贴可能会把格式和公式都带过来，这时你复制后，右键选择性粘贴，选择“值”，就只粘贴数字或文本本身。“转置”粘贴则能把一行数据瞬间变成一列，或者把一列变成一行，在调整表格结构时非常有用。

分类汇总和分级显示 如果你的数据需要分层级查看，比如按地区、按产品类别查看小计，不要自己手动去插入行计算，可以用“数据”选项卡里的“分类汇总”功能，它能自动在每个分类的下面插入一行，显示汇总结果（如求和、计数），完成后，表格左侧会出现“1、2、3”的数字按钮，点“1”只显示总计，点“2”显示各类别的小计，点“3”显示所有明细，查看数据层次非常清晰。

这些技巧都是从实际使用中总结出来的,多练几次就能熟练掌握，希望能对你有所帮助。