Excel和数据库一起用，查数据其实没那么难，表格里轻松找想要的内容

“Excel和数据库一起用，查数据其实没那么难，表格里轻松找想要的内容”

你是不是经常遇到这种情况：公司业务系统里存着海量的数据，比如成千上万的客户信息、销售记录，但那个系统用起来特别麻烦，想找点东西或者做个简单的统计都得求人，而你自己最拿手的，可能就是Excel表格，处理几百行数据还挺顺手，但一旦数据量大了，Excel就卡得不行，动不动就“未响应”。

有个特别好的办法能解决这个问题,就是把数据库的“大仓库”和Excel的“灵活小推车”结合起来用，你不需要去学那些复杂的数据库命令，照样能在你熟悉的Excel表格里，轻松查到你任何想要的内容，这就像是你有一个巨大的图书馆（数据库），但你不用自己去书架上翻，而是有一个聪明的助手（Excel），你告诉它你想要什么书，它马上就给你找出来，整齐地摆在你面前。

具体怎么做呢？主要有两种简单实用的方法。

第一种方法,也是最常用、最简单的，先把数据搬过来，再慢慢挑”，数据库就像一个装满原料的大仓库，Excel就是你家的厨房，你可以定期把仓库里你需要的“原料”（数据）一次性搬到厨房里来，你想分析上个月全国的销售情况，你就可以从公司的销售数据库里，把整个上个月的销售记录都导出成一个CSV或者Excel文件，根据微软官方支持文档的描述，大多数业务系统都提供数据导出功能。

数据到了你的Excel里,那就是你的天下了，你可以用你最熟悉的“筛选”功能，轻松找出某个销售人员的所有订单；可以用“排序”，看看哪个产品卖得最好；更厉害的是可以用“数据透视表”，鼠标拖拽几下，就能快速统计出各个地区的销售额排行榜，这种方法的好处是操作简单，你用的全是Excel里的基本功能，上手就会，但缺点是这个“数据快照”是静态的，如果数据库里的数据更新了，你Excel里的表格不会自动变，需要你重新导一次。

第二种方法,就更智能一些，叫“实时连接，随时查看”，这个方法不需要你把数据“搬”到Excel里，而是在Excel和数据库之间修一条“数据高速公路”，你在Excel里创建一个数据连接，直接“指向”公司服务器上的数据库，根据微软Office帮助中心的说明，在Excel的“数据”选项卡下，选择“获取数据”，然后根据数据库类型（比如SQL Server）进行连接，输入服务器地址等信息即可。

建立连接后,你可以在Excel里创建一个“查询”，这个查询就像你给数据库下的一个指令，你可以写一句很简单的指令：“帮我找出所有在北京市、并且消费金额大于1000元的客户名单”，你不需要懂复杂的SQL语言，Excel会提供一个图形化的界面，让你像填表格一样设置这些条件，设置好后，一点“刷新”，Excel就会通过那条“高速公路”瞬间从数据库里把最新的、符合条件的数据抓取过来，并整齐地显示在表格里。

这种方法的好处是数据是“活”的，数据库里的数据一旦有变化，比如有新订单产生了，你只需要在Excel里点一下“全部刷新”，你表格里的数据就会立刻更新，看到的永远是最新的情况，这对于需要做日常监控和动态报表的人来说，简直是神器，你再也不用担心自己手里的数据是过时的了。

举个例子,小王是销售助理，每周都要给经理做销售报表，以前，他每周一早上都要找IT部的同事帮忙从数据库导一份上周的数据出来，然后自己在Excel里折腾半天做表格，万一经理中途问个临时数据，他又得去求人，后来，他学会了第二种方法，在Excel里做好了数据连接和查询模板，他只需要在周一早上打开那个Excel文件，轻轻点一下“刷新”，最新的报表就自动生成了，经理任何时候想问数据，他都能在几分钟内给出最新结果，效率大大提升。

别再害怕数据库那个“庞然大物”了，它和Excel并不是对立的，而是最好的搭档，你完全不需要成为数据库专家，只需要学会利用Excel这个桥梁，就能把数据库的强大力量为你所用，无论是用“先搬后查”的笨办法，还是用“实时连接”的巧办法，核心目的都是一样的：让你能在一个自己无比熟悉的环境里——那就是Excel表格——轻松、自如地找到任何你想要的数据信息，把精力真正花在分析数据和发现问题上去，而不是浪费在寻找和整理数据上，这样一来，查数据真的就变成了一件没那么难，甚至很有成就感的事情。