用Excel怎么快速查数据库表格那些东西，操作简单又方便的办法分享

（引用来源：根据常见的Excel用户实际经验总结，特别是针对非技术背景的办公人员、财务人员、销售人员的常用方法）

咱们得搞清楚一个事儿，你说的“查数据库表格那些东西”，在Excel里通常不是指去连接一个像SQL Server那种专业的数据库软件，对大多数日常办公的人来说，所谓的“数据库”其实就是指一个或多个整理好的Excel表格文件本身，这里说的“快速查”，核心就是如何在一个或多个Excel表格中，快速找到、匹配出你需要的信息。

下面我就分享几个最常用、操作最简单、几乎不用学任何专业术语的办法。

第一个大杀器：筛选功能

这是最直接、最傻瓜式的“查”法，当你有一个庞大的数据表，比如一份全年的销售记录，你想只看“张三”的销售数据，或者只看“北京”地区的订单,用筛选是最快的。

操作简单到不行：

1. 用鼠标点击你数据表格里的任何一个单元格。
2. 找到Excel顶部菜单栏的“数据”选项卡。
3. 点击“筛选”按钮，这时候你会发现,表格第一行的每个标题单元格右下角都出现了一个小三角。
4. 你想按哪个条件查，就点哪个标题的小三角，比如点“销售员”那个小三角，会弹出一个列表，里面列出了所有销售员的名字,并且前面都有复选框。
5. 你把“全选”的勾去掉，然后单独勾选“张三”，再点“确定”，唰的一下，表格里就只剩下张三的所有记录了，其他不相干的数据都被暂时隐藏起来了，想恢复全貌，再点一下“筛选”按钮就行了。

这个方法的优点就是直观，不需要你记任何公式，不仅可以按文本查，数字（比如大于多少、小于多少）、日期（比如某个时间段）都可以这样筛选。

第二个法宝：VLOOKUP函数

这个函数名字听起来有点吓人，但它的作用非常接地气，按图索骥”，想象一下，你手上有两张表：一张是全体员工的花名册（有工号和姓名），另一张是工资表（只有工号和工资，没有姓名），你现在想把工资表里的工资，根据工号对应地填到花名册里每个员工的后面,这时候VLOOKUP就派上大用场了。

它的操作也不复杂：

1. 在花名册表格里，你打算放工资的那一列的第一个空单元格里，输入等号“=”，然后输入“VLOOKUP(”。
2. 这时Excel会提示你需要四个信息：
   • 第一个信息（查找值）：你根据什么来找？我们是根据“工号”来找，所以用鼠标点一下同一行对应的那个工号单元格（比如A2）。
   • 第二个信息（数据表）：去哪里找？我们要去工资表里找，用鼠标直接从工资表的工号列拖选到工资列,注意要把工号和工资两列都选上。
   • 第三个信息（列序数）：找到后，你要它返回第几列的内容？在我们的例子里，工号是工资表被选区域的第一列，工资是第二列，所以我们想要工资，这里就填数字“2”。
   • 第四个信息（查找方式）：一般我们都要精确匹配，所以这里填“FALSE”或者数字“0”。
3. 所以完整的公式看起来大概是这样的：=VLOOKUP(A2, 工资表!A:B, 2, FALSE),输完后按回车。
4. 如果一切正确，这个单元格就会显示出对应工号的工资数额，你只需要用鼠标拖动这个单元格右下角的小黑点，往下一直拉,就能给所有员工都自动填上工资了。

VLOOKUP的精髓就是“跨表查询”，把分散在不同地方的信息整合到一张表上，非常省时省力，虽然它有局限性（比如只能从左往右查），但对于大部分简单查询需求,已经完全够用了。

第三个利器：数据透视表

如果说筛选是“看细节”，那数据透视表就是“看大局”、“做汇总”的神器，比如你有一个详细的销售流水表，里面有日期、销售员、产品、金额等信息，老板让你快速统计一下每个销售员这个月的总销售额是多少，或者每个产品的销量排名，如果你用手动筛选再一个个加，那得累死，用数据透视表,几步就搞定。

操作起来像搭积木：

1. 点击你原始数据表格里的任何一个单元格。
2. 在“插入”选项卡里，点击“数据透视表”。
3. 会弹出一个对话框，你一般不用改，直接点“确定”,Excel会为你创建一个新的工作表。
4. 这个新工作表右边会弹出一个字段列表，里面就是你原始表的所有列标题，销售员”、“产品”、“销售额”等。
5. 接下来就是神奇的地方：你想让谁做分类汇总，就用鼠标把那个字段拖到下面的“行”区域，比如把“销售员”拖到“行”。
6. 你想汇总什么数据，就把那个字段拖到“值”区域，比如把“销售额”拖到“值”，默认情况下，它会对销售额进行“求和”。
7. 一瞬间，一个清晰的汇总表就生成了，左边一列是所有销售员的名字，右边一列就是他们各自的总销售额，如果你想看平均值、计数，可以点“值”区域里那个字段的小三角进行修改。

数据透视表的好处是动态的，你可以随意拖动字段到行、列、值区域，从不同角度瞬间分析你的数据,根本不用写复杂的公式。

补充一个简单连接：Microsoft Query（用于连接外部数据库）

如果你的数据真的不在Excel里，而是在像Access这样的数据库文件中，Excel也提供了一个相对简单的图形化工具，叫“Microsoft Query”。

操作路径大概是：

1. 在“数据”选项卡下，找到“获取数据”或“自其他来源”，选择“来自Microsoft Query”。
2. 然后会让你选择数据源，比如选择“Excel Files”来连接另一个Excel文件，或者选择“MS Access Database”来连接Access数据库。
3. 接着会有一个图形化的界面，让你选择需要连接的具体数据库文件，然后像拖拽一样,把需要的表格和字段添加到查询中。
4. 你甚至可以用点选的方式设置一些简单的筛选条件（比如哪里等于什么）。
5. 设置好后，选择将数据返回Excel，这样就把外部数据库里的数据“查”到你的当前Excel工作表里了。

这个方法比直接写SQL语句要简单得多,适合偶尔需要从外部取数又不想碰代码的用户。

对于日常办公：

• 快速查看特定行：用筛选。
• 跨表格精确匹配信息：用VLOOKUP。
• 快速分类汇总和统计：用数据透视表。
• 从其他数据库文件取数：可以尝试Microsoft Query。

这些方法都不需要高深的数据库知识，只需要你清楚自己的数据放在哪里，以及你想查什么，多练习几次,就能非常熟练了。