快速上手数据库管理那些execl小技巧，省时又实用你得试试

来源自一位在电商公司做了五年数据处理的同事分享,他说每天都要从数据库导出一堆表格来核对，最开始笨办法手动搞，后来发现几个Excel小技巧，能省下一大半时间，第一个就是“快速填充”，比如数据库导出的客户名单，姓名和电话混在一个单元格里，以前要一个个复制分开，麻烦死了，后来知道Excel有个“快速填充”功能，你只要手动在第一行把姓名和电话分开，在下一行按快捷键“Ctrl+E”，它就能咻的一下，把下面所有行都按你的格式自动分好，这个功能对付不规则的合并数据特别灵，不用写公式，感觉就像Excel猜到了你的心思，来源是这位同事的实战经验，他说这是他从微软官方一个叫“Excel高效工作”的民间学习笔记里看来的，现在成了他每天必用的功能。

第二个是“删除重复项”，数据库里导出的记录经常有重复的，手动找眼睛都看花，其实Excel里有个一步到位的按钮，选中你的数据列，在“数据”选项卡里找到“删除重复项”，点一下，弹个框再点确定，重复的就都没了，只留唯一的，这个技巧的来源是公司里一位财务老手教的，他每个月对账都要用，说比任何复杂的筛选都快，但要注意，最好先备份原数据，或者选中整行再删，免得只删一列把其他数据对应关系搞乱。

第三个实用技巧是“分列”，数据库导出的日期可能是“20230901”这种一串数字，或者用横杠、斜杠连起来的文本，没法直接算，用“分列”功能就能快速变格式，选中这列数据，在“数据”选项卡点“分列”，选“分隔符号”或“固定宽度”，按向导一步步走，最后把列数据格式选为“日期”，就能批量转换成真正的日期格式，之后就能排序、计算间隔天数了，这个方法是公司IT支持部门在一次内部培训小会上提过的，特别适合处理从不同系统导出的不规范日期。

第四个是“条件格式”快速找问题，比如从数据库导出的订单金额，你想一眼看出哪些数字异常大或异常小，不用一个个看，选中金额那列，点“开始”选项卡里的“条件格式”，选“数据条”或者“色阶”，数字大小立马用颜色深浅或条形图长短显示出来，特别直观，或者用“突出显示单元格规则”，比如大于某个值的标红，一下子就能抓住重点，这个技巧来源是那位电商同事看了一个叫“拉小登”的Excel分享博主的短视频学到的，他说对于快速排查数据错误非常有效。

第五个是“粘贴为值”，这个太关键了，当你用公式从原始数据里计算、整理出一份新表格后，如果直接复制粘贴到别处，粘贴的还是公式，一旦原数据变动或者文件移动就容易出错，正确的做法是：复制算好的数据，在要粘贴的地方右键，在“粘贴选项”里选那个“123”的图标，值”，这样贴过去的就是固定的数字，不会再变，这个几乎是所有处理数据的老手都会强调的步骤，来源是多个同事的血泪教训总结，能避免很多后续麻烦。

第六个是“冻结窗格”，看从数据库导出的大表，往下拉一拉，表头就看不见了，对数据的时候经常对错行，点“视图”选项卡里的“冻结窗格”，选“冻结首行”或者“冻结拆分窗格”，就能让表头一直固定在上面，这个简单功能是那位财务老手说给新人必讲的，他说别看简单，能极大减少看串行的错误。

第七个是“Ctrl + Shift + 方向键”快速选中，当你的数据表有几千几万行，用鼠标滚轮拖到底会累死，用键盘快捷键就快多了：先点中一个有数据的单元格，然后按住“Ctrl + Shift”，再按向下箭头键，就能一下子选中从当前位置到这一列最下面有连续数据的区域，横着选就按向右箭头键，这个快捷键组合的来源是那位电商同事说，是他观察公司里效率最高的数据分析师操作时偷学的，堪称处理大表的“神技”。

最后再加一个,“查找和替换”的高级用法，不光能换字，还能按格式找或者用通配符，你想把表格里所有用“#”标出来的备注找出来，可以在“查找”里输入“#*”，星号代表任意多个字符，就能一次性定位所有带#的单元格，或者把所有显示为“错误值”的单元格（N/A）一次性替换成0或空值，这个技巧的来源是微软Office官方帮助文档里一个不太起眼的案例，但用好了能解决很多清理数据的杂活。

这些技巧都是实际干活中一点点攒出来的,没什么高深理论，就是知道哪个按钮在哪、哪个快捷键能干什么，每天用数据库倒腾数据的话，真能试试，开始可能不习惯，用顺手了会发现能省下不少喝杯茶的时间。