数据库报表导出成Excel，简单又快，教你一步步搞定数据整理问题

（引用来源：根据日常办公软件应用及常见数据处理需求总结）

你是不是也遇到过这种情况？领导或者业务部门突然跟你说：“小王，把上个季度的销售数据导一份Excel给我看看。”你赶紧打开公司的业务系统，找到报表功能，点击“导出”，结果，导出来的文件要么是一堆看不懂的代码，要么就是格式乱七八糟，数字和文字挤在一起，根本没法看，你不得不花上大半个小时，甚至更长时间，手动调整格式、删除多余的空行、把串在一起的数字分列……简直让人头大。

把数据库报表导出成一份干净整洁的Excel文件，完全可以做到简单又快，今天我们就来一步步搞定这个让人烦恼的数据整理问题，核心思路就两点：第一，从源头想办法，让系统导出的数据尽量规整；第二，万一源头导出的数据不理想，学会用Excel的几个“神器”功能快速整理。

第一步：导出前，先动动脑筋

在点击那个“导出”按钮之前，千万别着急，先花一分钟时间,在你的数据库报表系统里看看有没有什么可以设置的选项。

很多稍微成熟一点的系统，在生成报表的页面，都会有一些导出选项，让你选择导出格式是Excel（.xlsx）还是CSV（.csv），这里有个小窍门：如果你希望保留一些简单的颜色、加粗等格式，可以优先选择Excel格式，但如果你发现导出的Excel格式很乱，或者你只需要最纯粹的数据，方便后续自己加工，那么选择CSV格式往往更干净，CSV可以理解为一个用逗号把每个数据隔开的纯文本文件，Excel能完美打开它,而且通常不会附带任何乱七八糟的系统格式。

看看能不能在报表页面先进行简单的筛选和排序，领导只要“华东区”的数据，那你就在系统里先筛选出“华东区”，然后再导出，这样导出来的数据量小，目标明确，你后面处理起来也省事，这叫“把问题消灭在萌芽状态”。

第二步：导出来后，活用Excel的“数据清洗”神器

很多时候系统功能有限，导出来的Excel就是一片混乱，别怕，这时候才是Excel大显身手的时候，你不需要懂复杂的公式,只需要认识几个超级好用的功能就行。

1. “分列”功能，解决数据挤在一起的难题：这是最常用、最解决问题的功能，经常遇到导出的数据，日期+姓名”像“20231026张三”这样粘在一起，或者所有内容都堆在第一列，这时候，你选中这一列，然后找到Excel菜单栏的“数据”选项卡，里面有一个非常显眼的按钮叫“分列”，点击它，会有一个向导，通常选择“分隔符号”，下一步，如果数据是用逗号、空格或者Tab键隔开的，就勾选对应的符号，如果像刚才的日期和姓名是固定宽度的，就选择“固定宽度”，然后在数据预览里画分界线，点完完成，原本挤在一起的数据就会乖乖地分成好几列,特别神奇。

2. “快速填充”，智能识别你的意图：这个功能在Excel比较新的版本里都有，堪称“黑科技”，举个例子，你有一列完整的地址，北京市海淀区中关村大街1号”，你现在想单独把“北京市”提取出来放在旁边一列，你不需要写公式，只需要在旁边第一行的单元格里手动输入“北京市”，然后回车，在下一行按快捷键Ctrl+E，Excel就会自动识别你的 pattern（模式），把下面所有行的“北京市”都给你提取出来，同理，合并信息、调整格式,它都能帮上大忙。

3. “删除重复项”，保持数据唯一性：有时候导出的数据可能会有重复的行，你可以选中你的数据区域，依然在“数据”选项卡里，找到“删除重复项”按钮，点击后，它会让你选择根据哪几列来判断是否重复（比如根据“订单号”），确认后，所有重复的行就会被一键删除,只保留唯一值。

   

4. “筛选”和“查找替换”，做最后的精修：用筛选功能可以快速找出那些明显错误或异常的数据，比如金额为0或者空白的单元格，而“查找和替换”（Ctrl+H）则能帮你批量修改一些统一的错误，比如把所有的“有限公司”统一改成“有限责任公司”。

第三步：整理完毕，别忘了简单美化

数据都整理干净后，最后一步就是让报表看起来更专业，不需要多复杂，只需要三步：选中所有数据，点击“开始”选项卡里的“套用表格格式”，选一个清爽的样式，这样数据区域就自动有了筛选按钮和隔行变色的效果，选中数字列（比如金额、数量），右键设置单元格格式，给它们加上千位分隔符，或者统一小数位数，选中第一行标题，加粗一下，整个过程用不了一分钟，但报表的颜值瞬间提升,领导看了也会觉得你非常细心。

你看，整个过程并没有涉及任何高深的数据库知识或者复杂的VBA编程，用的全是Excel里现成的、点几下鼠标就能完成的功能，关键在于你知道有这么些工具，并且知道在什么情况下使用它们，下次再遇到导出数据的问题，别急着头疼，也别再手动一行行调整了，按照这个思路试一试，你可能会发现，原来让人烦恼的数据整理工作,真的可以变得简单又快。

（引用来源：方法基于Microsoft Excel官方功能说明及普遍办公效率技巧）