管理客房其实挺复杂，这软件能帮忙理清楚宾馆房间的各种状况和数据，省心又高效

（来源：某酒店前台主管的口述记录）

“管理客房其实挺复杂，这软件能帮忙理清楚宾馆房间的各种状况和数据，省心又高效。”这话真是说到我们心坎里了，以前没这套系统的时候，那真叫一个手忙脚乱,我给你讲讲具体怎么个省心法。

最头疼的就是“房态”，就是房间的状态，你想想，一个宾馆上百间房，每时每刻都在变，客人刚退房，那房间是“脏房”，需要打扫；服务员打扫完了，报给前台，变成“干净房”，可以卖了；有时候房间马桶坏了或者需要维修，就得锁起来变成“维修房”，不能卖；还有客人已经办理入住，那就是“住客房”，以前我们全靠人工记，前台桌子上摆一个大大的夹子，上面是整栋楼的平面图，哪个房间客人走了，就用铅笔在上面画个圈，然后用对讲机喊楼层服务员去查房，服务员查完了，再用对讲机喊回来：“301OK了！”我们前台再赶紧把301的圈擦掉，表示可以卖了，赶上旅游旺季，客人排着队办入住，电话响个不停，对讲机里也吵吵嚷嚷的，很容易就听错了或者记混了，有时候两个服务员同时报房号，一不小心就把房态搞错了，最怕的就是把没打扫的房间卖给新客人，客人拎着行李上去一看，里面还是乱的，那个火气啊，我们得赔笑脸道歉，还得紧急协调换房，整个节奏都打乱了。（来源：基于多位酒店从业者描述的传统工作流程）

用了这个软件之后，这个环节就自动化了，前台一点“退房”，系统里那个房间的状态瞬间就变成“脏房”，颜色通常是红色，非常醒目，服务员口袋里有个小小的智能终端，或者直接用手机APP，她打扫完301，在终端上一点“打扫完成”，前台系统里301立马就变成绿色的“干净房”，可以出售了，所有信息是实时同步的，前台一眼看过去，大屏幕上哪些房空着、哪些房脏着、哪些房住着人，一清二楚，根本不用再扯着嗓子喊来喊去，也彻底杜绝了卖错房的情况，这就叫“理清楚状况”，一点都不夸张。（来源：现代酒店管理软件的常见功能描述）

再说数据，以前那才叫一笔糊涂账，每天卖了多少钱，哪种房型最受欢迎，哪个服务员打扫了多少间房，全靠下班后手工算，我们得把一天的入住单、押金单全部拿出来，一张一张加，算盘或者计算器按得噼里啪啦响，一不小心就得重来，加班是常事，老板想看看这个月大床房和双床房哪个卖得好，我们得翻出厚厚的账本，折腾半天才能给出个大概数，根本不精确。（来源：对前数字化时代酒店财务对账工作的普遍回忆）

现在好了，软件全给记着呢，每笔订单自动生成，收了多少钱，住了几天，什么渠道订的，一目了然，它还能自动生成各种报表，点几下鼠标，就能看到：这个星期，商务大床房的入住率比家庭套房高20%；通过网上订房来的客人比直接上门的多一倍；甚至能看出来，王阿姨打扫房间平均每间要40分钟，李大姐只要30分钟，但不是李大姐偷懒，而是她经验丰富效率高，可以作为榜样，这些数据放在以前，我们想都不敢想能这么轻松地拿到，老板根据这些数据，就能做出更聪明的决定，比如是不是该多留几间大床房，或者给李大姐发个效率奖，这就叫“数据帮你说话”，管理起来心里有底多了。（来源：对酒店管理软件数据分析模块的价值阐述）

还有预订管理也是个老大难，以前接电话预订，要在本子上记下客人姓名、电话、入住日期、房型，经常遇到客人名字同音不同字，记错了到时候扯皮，更怕的是超额预订，比如今天明明只剩5间房了，上午小王接电话订出去3间，记在本子上；下午小李不知道，又接电话订出去3间，也记在本子上，等到晚上客人全来了，才发现房间不够，那简直就是灾难现场，只能高价把客人安排到别的酒店，又赔钱又坏名声。（来源：酒店行业经典的“超额预订”风险案例）

软件里的预订模块直接把日历和房态连在一起，每成功预订一间，系统里可售房间数就自动减一，当某个房型订满了，系统会自动锁死，前台想订也订不进去，从根本上避免了超额预订的悲剧，所有客人的信息都电子化保存，查找起来特别方便,输入个电话号码或者姓名就能调出所有历史记录。

所以你看，从最基础的房间状态同步，到财务数据自动统计，再到预订的风险控制，这套软件真的是把我们以前靠人脑记忆、手工记录、电话对讲机沟通的这些琐碎又容易出错的环节，都给串了起来，变成了一个流畅的自动化流程，它就像给酒店装了一个聪明的大脑和灵敏的神经系统，让我们能实时掌握整个酒店的脉搏，说“省心又高效”，一点都不是虚的，是实实在在减轻了我们的工作压力，让整个宾馆的运营变得井井有条。（来源：对酒店管理软件整体价值的概括性总结）